Autoriser le notetaker kondens dans vos réunions

Le bot kondens Notetaker

Quand un utilisateur de kondens colle le lien d'une réunion Google Meet ou Microsoft Teams, un bot rejoint la réunion sous le nom « kondens Notetaker » (nom par défaut). Sur Microsoft Teams, son nom se termine aussi par « (enregistre la réunion) ». Le bot enregistre et transcrit la réunion, puis la transcription est transformée en notes pour cet utilisateur : résumé, actions, décisions, chapitres, questions ouvertes et e-mail de suivi.

Il s'annonce, et il peut être arrêté

• En arrivant, le bot publie un message dans le chat de la réunion : il y indique qu'il enregistre et transcrit la réunion, qu'on peut demander l'arrêt à tout moment, et donne le lien de notre politique de confidentialité.
• L'utilisateur qui l'a envoyé peut l'arrêter à tout moment depuis la page de la réunion dans kondens, et chaque participant peut lui demander de le faire. Lorsque la plateforme le permet, un participant peut aussi taper « stop kondens » dans le chat pour arrêter l'enregistrement.
• Chaque annonce est inscrite dans un journal de consentement, avec la réunion à laquelle elle se rapporte.

Ce dont il a besoin

• Être admis comme un invité. Le bot rejoint la réunion par son lien, comme un participant externe qui n'est pas connecté à votre organisation. Il attend donc en général dans la salle d'attente jusqu'à ce que quelqu'un l'admette ; s'il n'est pas admis au bout de quelques minutes, il abandonne.
• Que les invités non connectés soient acceptés. Une réunion réservée aux comptes de votre organisation, ou aux utilisateurs connectés, lui reste fermée.
• Rien d'autre. kondens n'installe aucune application dans votre locataire Microsoft 365 ou votre domaine Google Workspace, ne demande aucun consentement d'administrateur et n'accède pas à vos agendas.

Microsoft Teams

Sur Teams, le bot rejoint la réunion comme un invité anonyme, c'est-à-dire sans compte Microsoft connecté. Trois familles de réglages décident s'il peut entrer : la détection des bots externes, la salle d'attente et l'accès des utilisateurs anonymes. Une quatrième, le chat de la réunion, décide s'il peut y publier son annonce.

Depuis 2026, Teams repère les bots externes

Microsoft l'a annoncé dans le message MC1251206 (publié le 13 mars 2026 ; fin du déploiement mondial prévue fin octobre 2026) : Teams détecte les bots externes qui tentent de rejoindre une réunion de votre organisation, et la détection est active par défaut. Un bot détecté attend dans la salle d'attente, même si la réunion laisse les autres participants la contourner, jusqu'à ce qu'on l'admette. Dans la salle d'attente, Teams range les bots enregistrés sous « Waiting » et les bots non vérifiés qu'il repère sous « Suspected threats ». Pour un bot, le bouton « Admettre » de la notification disparaît, et l'admission demande une confirmation qui rappelle que ce participant peut enregistrer ou transcrire la réunion.

Microsoft a aussi ouvert un programme d'identification des bots (« Teams Bot Identification Program ») : un fournisseur inscrit ajoute un marqueur à la demande d'entrée de son bot. Recall.ai, l'infrastructure qui fait fonctionner le bot kondens, fait partie des partenaires que Microsoft cite. Nous n'avons pas encore la confirmation que le bot kondens porte ce marqueur : il peut donc apparaître sous « Waiting » comme sous « Suspected threats ». Dans les deux cas, il attend d'être admis.

Le réglage « Manage external bots and their access to meetings »

Centre d'administration Teams → Meetings → Meeting policies → la stratégie concernée → section Meeting join & lobby. En PowerShell, c'est le paramètre ExternalBotAccessMode de Set-CsTeamsMeetingPolicy. Il se règle par stratégie de réunion : pour toute l'organisation avec la stratégie Global, ou pour certains utilisateurs et groupes avec une stratégie dédiée.

Le réglage par défaut, que Microsoft recommande, suffit : l'organisateur admet le bot depuis la salle d'attente. Seule l'option de blocage l'empêche d'entrer. Pour vérifier la valeur d'une stratégie, puis en appliquer une autre :

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global | Format-List *bot*
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <stratégie> -ExternalBotAccessMode RequireApprovalWhenDetected
Grant-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <utilisateur> -PolicyName <stratégie>

Attention : la page de Microsoft Learn consacrée aux bots externes donne des exemples avec Set-CsTeamsEventsPolicy et la valeur AllowBots. La référence de la cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy écrit AllowAllBots.

La salle d'attente

• Qui peut admettre le bot : le réglage « Who can admit from lobby » de la stratégie de réunion. Par défaut, l'organisateur, les co-organisateurs et les présentateurs ; il peut être limité aux organisateurs et co-organisateurs, ce que Microsoft conseille face aux bots. Un utilisateur de kondens qui n'est que participant ne peut donc pas toujours admettre son propre bot : qu'il prévienne l'organisateur de la réunion à l'avance.
• Qui contourne la salle d'attente : le réglage « Who can bypass the lobby ». Un participant anonyme ne la contourne que si ce réglage vaut « Everyone ». Un bot détecté, lui, attend toujours d'être admis.
• Le bon moment : le bot n'attend que quelques minutes avant d'abandonner. Quelqu'un qui peut l'admettre doit donc être présent au début de la réunion.
• Microsoft précise qu'un changement de ces réglages peut mettre jusqu'à 24 heures à s'appliquer.

Accès des utilisateurs anonymes

Comme le bot rejoint en invité anonyme, il ne peut pas entrer si :

• « Anonymous users can join a meeting » est désactivé pour toute l'organisation (Meetings → Meeting settings → Participants ; en PowerShell, Set-CsTeamsMeetingConfiguration -DisableAnonymousJoin $true) ;
• ou la stratégie de l'organisateur désactive « Anonymous users can join a meeting unverified » (Meeting policies → Meeting join & lobby ; en PowerShell, -AllowAnonymousUsersToJoinMeeting $false) ;
• ou l'organisateur exige que les participants non vérifiés confirment leur identité par un code envoyé par e-mail (Teams Premium) : le bot n'a pas d'adresse e-mail pour le recevoir ;
• ou la réunion n'accepte que des utilisateurs connectés.

Le chat de la réunion : pourquoi l'annonce peut manquer

Le bot publie son annonce dans le chat de la réunion. Elle n'y apparaît pas si le réglage « Meeting chat » de la stratégie de l'organisateur (Meeting policies → Meeting engagement) vaut « On for everyone but anonymous users », « In-meeting only for everyone but anonymous users » ou « Off » (en PowerShell, MeetingChatEnabledType), si l'organisateur a coupé le chat dans les options de la réunion, ou dans une réunion de canal, où le bot ne peut pas écrire. Teams ne permet pas non plus d'épingler le message, que les retardataires ne voient donc pas. C'est pourquoi, sur Teams, le nom du bot dit lui-même qu'il enregistre : « kondens Notetaker (enregistre la réunion) ».

Pendant la réunion, l'organisateur, un co-organisateur ou un présentateur peut aussi retirer le bot, comme n'importe quel participant.

Google Meet

Sur Google Meet, le bot rejoint la réunion sans être connecté à un compte Google, comme un invité anonyme. Sauf si la réunion est ouverte à tous, il clique sur « Demander à participer » (« Ask to join ») et attend qu'on l'accepte.

Accepter le bot

• Quand sa demande apparaît, cliquez sur « Accepter » (« Admit »). Si plusieurs personnes attendent : « Tout afficher », puis « Tout accepter ».
• Qui peut accepter : si la gestion par l'organisateur (« Host management ») est activée, seuls l'organisateur et les coorganisateurs ; sinon, tout participant de votre organisation. Pour une réunion créée avec un compte Google personnel, seul son créateur.
• Depuis mars 2026, Meet peut ranger certaines demandes dans une seconde file, « à examiner de plus près », où l'action proposée par défaut est le refus. Google ne dit pas quelles demandes y vont ; des éditeurs d'autres bots de prise de notes indiquent que les leurs y apparaissent, avec la mention « Potential risk ». L'organisateur peut toujours les accepter.
• Si la réunion utilise la salle d'attente de Meet (certaines éditions de Google Workspace), le bot y attend comme les autres participants : cliquez sur « Accepter » à côté de son nom.
• Le bot n'attend que quelques minutes avant d'abandonner : quelqu'un qui peut l'accepter doit être présent au début de la réunion.

Le type d'accès de la réunion

L'organisateur le choisit dans les commandes de l'organisateur (« Host controls ») → « Accès à la réunion » (« Meeting access »), avant la réunion depuis l'événement Google Agenda (« Options d'appel vidéo ») ou pendant la réunion. Les libellés français varient d'une page d'aide de Google à l'autre ; les noms anglais sont indiqués entre parenthèses.

À vérifier : en accès Trusted, la case « Toute personne disposant du lien de la réunion peut demander à y participer » (« Anyone with the meeting link can ask to join ») ; en accès Restricted, la case « Anyone can ask to join, including people who dial in ». Elle doit rester cochée. Décochée, elle coupe les demandes de participation, et Google précise que les utilisateurs anonymes et les bots tiers, comme les preneurs de notes, sont alors refusés automatiquement, sans intervention de l'organisateur.

La console d'administration Google Workspace

Console d'administration → Menu → Applications → Google Workspace → Google Meet → « Paramètres de sécurité de Meet » (« Meet safety settings »). Google précise qu'un changement peut prendre jusqu'à 24 heures.

• Domaine (Domain) : qui peut participer aux réunions créées par votre organisation. Comme le bot n'est pas connecté à un compte Google, il ne peut entrer que si ce réglage accepte tout le monde, y compris les utilisateurs non connectés à un compte Google : c'est le réglage par défaut, sauf pour les éditions Education. Réglé sur les seuls utilisateurs de votre organisation ou sur les utilisateurs connectés à un compte Google, il ferme vos réunions au bot, et un organisateur ne peut pas passer outre.
• Type d'accès (Access Type) : le type d'accès par défaut des nouvelles réunions (Open, Trusted ou Restricted).
• Gestion par l'organisateur (Host management) : activée ou non par défaut. Elle décide qui peut accepter le bot.
• Salles d'attente (Waiting Rooms) : permet aux organisateurs de placer les participants dans une salle d'attente.

Zoom (bientôt)

kondens ne prend pas encore en charge Zoom. Pour préparer son arrivée, voici ce que Zoom impose aujourd'hui à un bot de prise de notes comme celui de kondens :

• La salle d'attente. Si elle est activée, l'hôte ou un co-hôte admet le bot depuis la liste des participants (« Participants » → section « Waiting Room » → « Admit »).
• Le code secret dans le lien. Le bot ne saisit pas de code : il lui faut un lien qui contient le code chiffré (paramètre ?pwd=), ce que produit le réglage « Embed passcode in invite link for one-click join » (Admin Center → Settings → Meeting → Security). Sans ce paramètre, le bot ne peut pas entrer.
• La règle OBF de 2026. Depuis le 2 mars 2026, une application Meeting SDK, comme un bot de prise de notes, qui rejoint une réunion hébergée par un autre compte Zoom doit présenter un jeton « On Behalf Of » (OBF). Ce jeton est lié à un utilisateur qui a autorisé l'application et qui est déjà dans la réunion : le bot ne peut pas entrer avant lui, et sa session s'arrête quand cet utilisateur part.
• Les contrôles d'administration. Le réglage « Manage which Zoom apps can join as a participant in meetings and webinars in your organization » (Admin Center → Settings → General → Security) autorise ou bloque des applications SDK précises. Zoom indique aussi qu'exiger la connexion pour rejoindre une réunion empêche les utilisateurs anonymes ou non authentifiés, bots compris, d'y entrer.

Questions fréquentes

Pour aller plus loin : politique de confidentialité · le compte rendu de réunion kondens

Sources

Consultées le 26 octobre 2026.